3 Aspectos básicos para sacar todo el rendimiento al evento
Si estás pensando en asistir a uno de los eventos de referencia en el sector tecnológico, el WEBSUMMIT es tu sitio. Lo complicado es sacar partido de un evento al que asisten más de 70.000 personas. ¿No sabes si este evento es para ti? ¡Con esta guía tendrás claro cómo sacarle todo el partido!
Estar presente en los mayores eventos tecnológicos a nivel internacional forma parte del plan de acción y estrategia que cualquier empresa del sector Tech puede tener. Y el WEBSUMMIT es uno de estos eventos de referencia.
Desde que en 2009 Paddy Cosgrave, David Kelly y Daire Hickey lanzaran la primera edición en Dublín (Irlanda), por el WEBSUMMIT han pasado todo tipo de personalidades de referencia a nivel mundial y grandes marcas.
En 2016 el evento pasó a cambiar su sede central de Dublín a Lisboa (Portugal), donde tuvo lugar la última edición en la que parte del equipo de Extravaganza Communication estuvo presente.
Sabemos que este tipo de eventos en los que te codeas con miles y miles de personas de todos los países, culturas y sectores, a veces pueden ser abrumadores y sacar el máximo rendimiento de ellos es, cuanto menos, complicado.
Por eso, tras nuestra experiencia, y la de algunos de nuestros clientes, hemos creado para ti una pequeña guía para que, si es la primera vez que asistes a un evento de este calibre, saques el máximo partido posible.
Guía para sacar el máximo partido del WEBSUMMIT
No queremos que te sientas como un elefante en una cacharrería, o dicho de otro modo, sabemos que sin una guía, un plan o una estrategia probablemente no sepas por dónde empezar. ¡Bien! Pues para eso estamos aquí. Si algo se nos da bien en Extravaganza es el pensamiento estratégico, así que te daremos una buena guía para que lleves el enfoque óptimo al próximo WEBSUMMIT.
Para ponértelo aún más fácil, ten claro tres aspectos:
1. Quién eres
2. Qué quieres
3. Planifica
Te lo explicamos en detalle:
Primero: tener claro quién eres
Parece algo lógico, y seguro que tienes claro quién eres, pero vamos más allá.
En el WEBSUMMIT se reúnen empresas de todo de tipo, grandes ponentes, speakers de referencia nivel internacional, pero también startups en fase de crecimiento que encuentran en esta cita una oportunidad perfecta para conectar con inversores y generar oportunidades de negocio.
Por eso, antes de establecer tu objetivo, haz un pequeño ejercicio de pensar en ti, en tu empresa, en tu proyecto y el cargo que tienes, según quién seas te aconsejamos plantearte unos objetivos u otros. Actuar un modo u otro.
Algunas preguntas que debes hacerte antes de plantear el objetivo que vas a perseguir en el evento:
A). Tamaño de tu empresa. ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? En WEBSUMMIT hay cabida para empresas de todo tipo, desde pequeñas startups, hasta grandes marcas. Según cuál sea tu caso es importante que te plantees un tipo de objetivo y acciones concretas.
B). Tu cargo. Sabemos que no es lo mismo lo que vas buscando según si eres el CEO, CMO o CTO de tu empresa. El tipo de reuniones, citas o conferencias a las que asistir serán diferentes.
Lo bueno es que existen áreas de conferencias por temas y esto te ayudará a organizarte. Por ejemplo: si eres el CTO (Chief Technology Officer) puedes asistir a ponencias más enfocadas a aspectos técnicos impartidas por marcas de referencia como AWS, IBM o Microsoft. Si, por el contrario, eres CMO, te pueden interesar más las conferencias relacionadas con tendencias de marketing o comunicación.
En este enlace puedes ver cómo se divide la agenda por días y escenarios: https://websummit.com/schedule
C) Sector o industria. También es importante el sector en el que se encuentra tu empresa y hacia el cual diriges o comercializas tus servicios, aunque el core central del WEBSUMMIT es la tecnología, es importante también sectorizar. Es decir, la tecnología siempre va a estar aplicada a algún sector, ya sea sector educativo, salud o turismo. Si sabes posicionarte, tus potenciales clientes te encontrarán mejor entre todo el caos que a veces puede existir en eventos de tal calibre. (Este aspecto es muy interesante si trabajas en una startup).
¡Bien! Habiendo llegado hasta aquí seguro que tienes una foto más clara de quién eres, y cómo vas a posicionarte, tú y tu empresa o marca en el evento. ¡Vayamos al objetivo!
Segundo: piensa qué quieres obtener (objetivos)
Primer día en WEBSUMMIT, pasas las largas colas, consigues tu acreditación y entras en los primeros pabellones del FIL (Feira Internacional de Lisboa), llegas hasta el Altice Arena, te impresionan todos los stands y escenarios, pero, ¿ahora qué? ¡Es normal! Es abrumador todo lo que se puede hacer en un evento de esta calibre. Por eso… ¡Te ayudamos a ir con un objetivo claro!
Este aspecto es muy relativo y dependerá de todo lo que te hemos explicado en el punto uno: el tamaño de tu empresa, tu cargo dentro de la misma o sector para el que trabajes, pero te dejamos alguno de los objetivos más recurrentes, para que te hagas una idea.
Ejemplos de objetivos:
A). Objetivo de tipo comercial. Es lo más común, todo el mundo busca sacar partido y rendimiento económico de este tipo de eventos. Generar nuevas oportunidades de negocio es fundamental.
Si tu objetivo es éste, te aconsejamos que dediques unas semanas antes al evento a investigar el tipo de empresas que asisten. Selecciona cuales de ellas son tus potenciales clientes e intentes agendar con ellos algún tipo de reunión, ya sea un meeting más formal o una reunión a la hora de la comida, pero aprovecha la ocasión para veros, tendrás miles de oportunidades únicas a tu alcance.
Lo ideal es que te fijes un objetivo específico de ventas, un ejemplo hipotético de este tipo objetivo sería: contactar con 100 personas, de 60 empresas diferentes, cerrar al menos 40 reuniones y establecer contacto con 20 de ellas. De estas, cerrar una segunda reunión para propuesta comercial con 10 de ellas.
B). Objetivo de aprendizaje. Este objetivo puedes combinarlo con el comercial, no es para nada incompatible. En el WEBSUMMIT encontrarás a muchas empresas de referencia que te hablarán de campañas exitosas, últimas tendencias, etc.
Márcate de forma clara sobre qué quieres aprender. Busca las ponencias que hay cada día en cada escenario sobre ese tema que te interesa y llévate una conclusión clara y concisa sobre cómo respiran las empresas de referencia en tu ámbito sobre un aspecto en concreto. A buen seguro te ayudará a implementar cambios y estar a la última en tu proyecto o empresa.
¿Se te ocurren más tipos de objetivos? Sea cual sea tu objetivo, lo importante es que te tengas claro qué quieres obtener del evento y aprovecha la ocasión para trabajar a fondo en el evento hasta conseguirlo.
Si eres de quienes le cuesta establecer objetivos de negocio específicos, te dejamos el acceso a nuestra checklist sobre cómo establecer objetivos de marketing y ventas.
Tercero: divide tu tiempo
Aún teniendo claro quién eres dentro del WEBSUMMIT y qué quieres conseguir, hay taaantas cosas que hacer que ahora toca la parte más importante: ¡SACAR LA AGENDA! Seas de agenda en papel o de los que tienen hasta arriba el Google Calendar… ¡Organízate! En un evento así el tiempo pasa volando y a menudo quieres estar en varios sitios a la vez.
Según cuál sea tu objetivo te aconsejamos dividir tu tiempo entre: conferencias, visitas a stands o reuniones.
Como hemos dicho, la división del tiempo va a depender del objetivo que quieras conseguir, es decir, si por ejemplo lo que buscas es sacar un mayor rendimiento comercial, lo normal es que cierres más del 60% de tu tiempo con reuniones o visitas a stands de potenciales clientes.
En este caso el consejo que te damos es que descargues la APP del evento y ahí puedes personalizar tu propia agenda con conferencias, reuniones, etc.
EXTRA: algunos tips para rendir (y disfrutarlo) al 100%
Como bonus track te contamos algunos tips extras que aprendimos tras nuestra experiencia en ediciones anteriores:
– Obtener acreditaciones previamente a la apertura de puertas. En un evento que alberga a más de 700.000 personas, las colas son inevitables, así que si tienes opción de obtener tu acreditación en otros de los puntos habilitados los días antes… ¡Hazlo! Los organizadores avisan siempre los días previos, presta atención a esto.
– Eventos paralelos. El WEBSUMMIT no es sólo lo que ocurre en el recinto del Altice Arena, los momentos para hacer networking los puedes encontrar en cualquier rincón de Lisboa esos días.
Desde el propio NIGTHSUMMIT -parte del evento donde no hay más que hacer que celebrar y tomar algo con otros de los asistentes y que tiene lugar en diferentes localizaciones de la ciudad-, hasta otros encuentros con empresas e inversores que se suelen realizar en las inmediaciones, la mayoría de ellos son organizados por entidades y asociaciones locales.
Nosotros asistimos al BEYONDSUMMIT y tuvimos algunos encuentros B2B bastante interesantes.
En resumen: organízate, aprende, haz negocio pero, sobre todo…¡disfruta!
El WEBSUMMIT es una oportunidad única… esperamos que tras esta breve guía puedas sacar el máximo rendimiento de tu asistencia el próximo año.
El equipo de Extravaganza Communication no se lo pierde.
Mientras, puedes consultar nuestro apartado de la web sobre eventos y ver cuál es la próxima cita en la que podemos vernos.
