Guía básica para trabajar desde casa y seguir siendo eficiente

Tras las medidas extraordinarias que nos hemos visto obligados a tomar en los últimos días, para garantizar el máximo aflatamiento de la curva del  COVID-19, son muchos los trabajadores que van a continuar con su actividad desde casa.

Sin embargo, si no estás habituado al teletrabajo, a asegurar que tu productividad no disminuye cuando tienes a otras personas alrededor, si no estás en tu medio de trabajo natural, o tienes interrupciones constantes y ruido, trabajar desde casa puede convertirse en todo un reto.

A pesar de que cada caso es un mundo, hoy queremos compartir algunas tips que usamos en Extravaganza Communication para garantizar que todo sigue su curso natural. Empezamos. 

Como decíamos, cada sector, cada empresa y de hecho, cada individuo es diferente. Sin embargo, en Extravaganza Communication, dada la naturaleza de nuestra actividad, estamos muy hechos al teletrabajo. Los eventos, congresos, formaciones y las visitas a clientes presenciales nos hacen tener un modelo de trabajo muy flexible. Es por eso por lo que estamos escribiendo este post, para compartir y esperando que os sean de utilidad algunas rutinas que nos funcionan bastante bien.

El éxito en la implementación del teletrabajo depende de dos grandes grupos de factores: las herramientas y procedimientos que la empresa pone a disposición del equipo y, por otro lado, las rutinas y hábitos que cada individuo debe adoptar para garantizar la productividad.

Ambas cosas son igualmente importantes. No obstante, lo imprescindible es el compromiso de cada uno de los miembros para garantizar el éxito. Al fin y al cabo, todos estamos en el mismo barco, y el éxito es un trabajo de equipo.

Trabajar en remoto, en este caso desde casa, puede ser igual de productivo que el trabajo presencial. Sin embargo, tienes que tener una cierta infraestructura para asegurar que todo el equipo puede desarrollar su actividad con normalidad. Hoy en día es muy fácil contar con un ecosistema digital que permita prescindir de la necesidad de estar en la oficina para trabajar.

Si no es tu caso, hoy, vamos a compartir contigo algunas de las herramientas esenciales que tienes que tener implementadas y que, en caso de que todo esto te haya cogido de sopetón, puedes implementar de forma fácil y segura.

Pero no todo se queda en las herramientas, necesitas una metodología o un sistema organizativo que sirva para alinear los esfuerzos de los diferentes miembros del equipo. Te recomendamos empezar a usar cualquiera de las metodologías Agile, pero es algo que necesita cierto tiempo para su correcta implementación si nunca lo has hecho antes.

Por ello, en este artículo, vamos a darte un sistema muy rápido para que puedas implementarlo de forma fácil para este periodo de contención.

 Organización, la base del éxito

Para que todo fluya durante este periodo, lo primero que debes hacer es materializar todas las tareas que tu equipo debe realizar en estas dos semanas, así como las tareas diarias de cada uno de ellos. Una vez las tengas, establece las prioridades y el orden de urgencia para cada una de ellas. Si no estás habituado a la metodología Agile, quizás un primer paso sea hacerte con una herramienta como Trello o Asana.

Elijas la que elijas, en ellas, deberías crear los siguientes grupos:

Backlog: Tareas que aún no están fechadas.

Sprint: Tareas que vais a ejecutar en la próxima semana

En proceso: Las que cada miembro está ejecutando en el momento.

Hecho: Las que habéis terminado

En revisión: Las tareas terminadas que deben ser revisadas antes de entregar al cliente -interno o externo.

Es muy importante que todo el mundo esté de acuerdo con las cargas de trabajo y que entiendan muy muy bien qué tienen que hacer y qué no. Además es básico que alguien se encargue de documentar por escrito todo lo acordado, para que las directrices sean claras.

Para garantizar que todo el equipo está organizado, te recomendamos que hagas una pequeña reunión todos los días a la misma hora, para establecer las prioridades del día y aclarar las posibles dudas que puedan surgir.

Te recomendamos también que, al final del día, tengáis una segunda reunión donde quede claro lo que se ha acabado, lo que se queda pendiente para el día siguiente, los stopping points que nos hayamos encontrado, temas pendientes de revisión, etc.

Por otro lado, deberías marcar un periodo de tiempo en el día en la que la comunicación se limite, para así poder concentrarte en las tareas que debes realizar.

Esto no significa que si para un miembro es fundamental hablar con otro para poder continuar su tarea no pueda hacerlo. Simplemente, intentaremos posponer todo lo que pueda esperar al final de ese periodo de concentración.

Las tres herramientas básicas para el teletrabajo

Tus mejores aliados para el teletrabajo son, una plataforma para tener los documentos en cloud, de forma que todo el mundo pueda acceder a la información, una plataforma de comunicación para que el equipo pueda hablar y compartir información y una plataforma de gestión de proyectos y control del tiempo.

En lo que respecta a la plataforma de Cloud, desde Extravaganza, personalmente optamos hace ya muchísimo tiempo por trabajar en el entorno de la Suite de Google. Por ello, toda la información está centralizada, se actualiza automáticamente y es fácilmente accesible desde cualquier lugar. Hay otras opciones, como la Suite de Microsoft.

Es igualmente importante contar con herramientas de comunicación. Si bien, con un sistema de mensajería como Whatsapp bien usado podría ser suficiente, te recomendamos usar Google Meet para las videollamadas y una herramienta de chat como Slack, donde podáis tener canales específicos para cada proyecto o tipo de trabajo.

Por otro lado, como comentábamos anteriormente, una herramienta para la gestión de los proyectos y las tareas es básico.

También es importante controlar los tiempos. Recuerda que cuando teletrabajas, no tienes un horario fijo, especialmente si lo haces desde casa, ya que vas a tener muchas interrupciones. Por ello es importante tener herramientas de gestión del tiempo para evaluar los tiempos reales que usas en cada tarea.

Si optas por Asana, tiene un medidor de tiempos. Tan solo pulsando el botón sabrás cuánto tiempo estás dedicando a cada tarea. No obstante, también puedes optar por herramientas específicas como Toggl o Clockify.

Tips individuales para ser eficiente cuando trabajas desde casa

Como decíamos al principio de este artículo, para conseguir que un modelo de teletrabajo sea efectivo hacen falta dos partes. Por un lado la que depende de la empresa y por otra, la que depende de cada individuo.

En este apartado, vamos a ver cómo podemos hacer que trabajar desde casa sea tan sencillo como hacerlo desde la oficina. Empezamos:

Estar en casa no significa estar de vacaciones, por lo que asegúrate de mantener un horario

Conciencia a todos los que están a tu alrededor de que aunque estés en casa, tienes que trabajar, por lo que los recados, interrupciones -serán inevitables-, etc., deberían minimizarse. Si lo ves completamente inviable, márcate horquillas de trabajo espaciadas en el día en las que sepas que no te van a molestar.

Pacta con tus compañeros un modelo de trabajo flexible donde las cosas individuales puedan hacerse en horarios extra oficiales.

Tu tiempo vale tanto como el de tus compañeros 

Debemos ser recelosos de nuestro tiempo, especialmente cuando trabajamos a distancia. Intenta optimizar las llamadas e interrupciones.

Como decíamos al principio, una forma de optimizar que a nosotros nos funciona es precisamente mantener espacios de tiempo pre-fijados en el calendario para comentar dudas, y otros tiempos de concentración.

Mantén un espacio de trabajo en el que estés cómodo

Es vital tener tu “rinconcito” para poderte concentrar. Sí, hay veces que te apetecerá trabajar desde la cama, pero en poco tiempo, verás cómo tu espalda empieza a molestar, te sientes cansado. Así, pronto serás cualquier cosa menos productivo.

Intenta buscar un sitio donde tengas buena luz natural, el mínimo ruido posible – aunque si tienes pequeños en casa, esto puede ser difícil- y todos tus materiales de trabajo organizados y disponibles.

Evita estar todo el día en pijama

Quizás, para algunos esto no tenga mucho sentido, pero personalmente, cambiar el pijama por alguna ropa cómoda o deportiva, tiene un efecto psicológico, “no estás en la cama”, por lo que te ayuda a ser más productivo.

Aprovecha los huecos entre la finalización de una tarea y la ejecución de la siguiente para hacer las cosas que tengas que hacer

Sí, usa los 5 minutos que debes descansar para hablar con tu familia, organizar las tareas domésticas etc, de forma que puedas atender también a las personas que están físicamente contigo. O, simplemente, úsalos para meditar, prepararte tu bebida favorita o cualquier otra cosa que te apetezca. Recuerda que nadie puede ser productivo durante más de 60 minutos de una vez. Es mucho mejor desconectar un poco y continuar que seguir intentando trabajar sin concentración.

Desayunos virtuales con el equipo

Quienes desayunan juntos, ¡Permanecen unidos! Así que, ¿por qué no? Cada uno desde casa, pero compartir ese ratito de tostadas y café hará que no te sientas tan aislado y que esta situación un tanto peculiar sea un poco menos rara.

¿Todo listo para sacar el máximo rendimiento a tu tiempo? ¿Sigues teniendo dudas?

Esperamos que estos tips y consejos os ayuden y cualquier duda que tengas. Si con estas ideas no es suficiente y necesitas asesoramiento cuenta con nuestro equipo:

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