Si eres emprendedor, empresario o tienes un puesto de responsabilidad en cualquier empresa -especialmente de servicios- donde se desarrollen soluciones o trabajos a medida, uno de los principales retos con los que te encuentras es el control de cuantos recursos estás dedicando a cada uno de ellos. Y por supuesto, establecer qué tiene más prioridad a la hora de establecer tareas.
Además en ciertos casos, se une a todo lo anterior la falta de comunicación entre los diferentes miembros del equipo o los malos entendidos. Todo ello puede llevar a un auténtico desastre, haciéndote perder tiempo y dinero, además de crear un ambiente de trabajo poco discernido con tensiones. Todo lo que debes evitar.
La metodología Agile es justo lo que necesitas para prevenir que ocurra lo anterior, puesto que a grandes rasgos, y aunque ahora entraremos en detalles, se encarga de priorizar todas las tareas en cada proyecto. Divide las acciones en bloques de cantidad de tareas que se pueden desarrollar durante un periodo de tiempo determinado -sprint- y todos los miembros del equipo involucrados, se comprometen con dichos sprints.
Aplicar la metodología Agile lo que nos permite es, por un lado construir y mejorar las relaciones del equipo y el sentido de pertenencia, a la vez que se incrementa el grado de compromiso de todos los miembros. Además, conseguimos estar enfocados siempre a lo que realmente importa.
Antes de empezar es importante aclarar que este artículo está orientado a emprendedores con un nivel básico o nulo sobre planificación de proyectos, sentando las bases de lo que es la metodología Agile pero sin entrar en detalles de la diferencia entre la implementación de Scrum o Kanban.
La metodología agile
La metodología Agile se creó oficialmente en 2001, cuando un grupo de desarrolladores crearon su manifiesto. Inicialmente orientada en exclusiva desarrollo software, con el objetivo de acelerar dicho proceso. No obstante no pasó mucho tiempo hasta que se llevó a otros campos relacionados con el mundo StartUp y posteriormente, al igual que sucede con la metodología Lean, se ha desarrollado en otros muchos campos.
La base del agile es la segmentación del proyecto o trabajo total a desarrollar en tareas y ordenar las mismas de acuerdo a la prioridad que tengan. Como comentábamos anteriormente tiene la ventaja de que al estar todo el equipo involucrado, el compromiso de llegar al final del sprint a tal o cual objetivo es algo del grupo y no de un project manager que impone unos tiempos con los que ellos no están de acuerdo.
Los cuatro valores más importantes que tiene esta metodología, tal y como se refleja en su manifesto son:
- Poner el enfoque más en las personas y las interacciones que en las herramientas y procesos
- Hacer cosas es siempre más importante que documentarlas
- La colaboración del cliente es vital a la hora de desarrollar el contrato
- Los procesos deberían tener la suficiente flexibilidad como para adaptarse a los cambios que surjan
Además en el manifiesto, se reflejan 12 principios que definen y dan sentido a esta metodología en torno a los valores marcados anteriormente. Puedes encontrar más info en este link: http://agilemanifesto.org/
El agile, puede aplicarse con diferentes métodos. En otras palabras, existen diferentes formas de usarlo. Si estás familiarizado con este mundo, seguro que has oído hablar de conceptos como Scrum, Kanban, Extreme Programing, Crystal or DSDM. Podríamos escribir páginas y páginas sobre cómo aplicar cada una de ellas pero no es el objeto de esta entrada, aunque las más conocidas son Scrum y concretamente Kanban.
Metodologías Agile:
Scrum
El objetivo principal cuando se trabaja con Scrum es tener capacidad de controlar y gestionar las interacciones que se producen en cualquier tipo de proyecto para incrementar tu eficiencia. Es perfectamente combinable con otras metodologías de Agile y es la más popular por estar probado que incrementa la productividad de los equipos.
Puedes encontrar más información sobre Scrum y cómo aplicarlo aquí.
Kanban
Kanban, tal y como le sucede a Scrum, está orientado a mejorar la eficiencia del equipo de desarrollo en su cómputo general así como en el trabajo en equipo. Las empresas que usan Kanban para el desarrollo de sus proyectos se centran en la constante mejora del proceso pero asegurando que no se paran durante demasiado tiempo los equipos de desarrollo.
La base de esta metodología es limitar la cantidad de trabajo en progreso – intentar terminar tareas antes de meter más nuevas – para disminuir el volumen de presión sobre el equipo. Las tareas más importantes siempre se hacen antes que las menos importantes y se cuenta con una persona que es el master el cuál se encarga de estar constantemente documentando el tablero. El tablero juega un papel fundamental porque permite ver cómo van avanzando los proyectos y las tareas en cada uno de ellos.
Otro aspecto a destacar de esta metodología es precisamente la constante colaboración entre cliente y equipo. El cliente es una pieza central a la hora del cálculo de los tiempos, los procesos y todo se acuerda con él, de forma que se evitan retrasos y malos entendidos.
5 Razones para usar la metodología agile
Implementar la metodología agile en tu empresa es una de las mejores decisiones que puedes tomar siempre que lo adaptes a las necesidades y la dinámica de tu negocio.
Si eres de los que te gustan las cifras, vamos a usar el estudio de David Rico, 2009, donde compara la evolución de un proyecto usando las metodologías tradicionales vs usar Agile. Los resultados hablan por si mismos:
- Reducción de los costes en un 50%
- Aceleración del tiempo de desarrollo hasta la puesta a la venta del 83%
- Mejora general del rendimiento del negocio en un 41%
- Percepción como una empresa más eficiente en un 50%
Como decíamos, estas estadísticas están basadas en un desarrollo software que hay que lanzar al mercado, pero independientemente de tu modelo de negocio y de que los porcentajes variarían de sector a sector, lo que es incuestionable es que es beneficioso y te va a aportar un salto cualitativo.
Algunos de los beneficios generales que vas a conseguir aplicando la metodología Agile a tu negocio, son:
1.- Involucración del equipo
Al decidir los objetivos y la prioridad de las tareas entre todos, el nivel de compromiso e involucración crece. Así todos los miembros del equipo se sienten responsables de llegar al objetivo marcado.
2.- Mejora la calidad
Ni que decir tiene, que si trabajamos dándole prioridad a lo que es más importante y dejando las tareas con menos peso para otro momento la calidad del trabajo mejora, así los proyectos no solo se desarrollan más rápido sino optimizados. Esto aplica a cualquier proceso o tarea, desde la contabilidad de la empresa a la elaboración del producto final. Sirve para servicios y para productos.
3.- Permite el cambio y optimización de cada proceso
La división de los procesos en tareas concretas permite tener un mayor conocimiento de cómo se trabaja. Así nos permite eliminar todo aquello que hacemos y que realmente no aporta valor, por ejemplo, nos identifica factores como que dos personas estén haciendo una misma tarea.
Una de las bases de la metodología Agile es la prueba de nuevas formas de trabajo que aceleren los procesos, los optimicen y permitan la mejora del output constante haciendo que todo esté en constante mejora.
4.- Las prioridades también son flexibles
Otras de las ventajas o beneficios que aporta la metodología agile es precisamente la flexibilidad. Anteriormente comentábamos la importancia de establecer prioridades, puesto que son esas acciones más importantes las primeras que vamos a realizar. Sin embargo, como en la realidad de tu negocio, la metodología Agile te permite modificar modificar las prioridades, orientando el trabajo del equipo a las nuevas y dejando las antiguas en backlog.
5.- Los costes y los tiempos son más predecibles
Cuando lleves un tiempo usando la metodología, verás cómo tus costes y tus tiempos se vuelven mucho más predecibles. La división del trabajo en pequeñas unidades, el control de los tiempos etc, te van a permitir tener una visión mucho más realista de lo que es tu negocio en realidad, permitiéndote por un lado, presupuestar mucho más rápido a la vez que te permite pactar con el cliente las entregas con más conocimiento de causa.
Por otro lado, vas a ver qué procesos necesitan mejoras o no son tan rentables como aquellos otros donde el margen de beneficio es mayor por estar optimizados.
Cómo implementar la metodología agile en tu negocio
Ahora que ya sabes los beneficios que tiene, las diferentes formas de usar Agile en tu negocio y en general la teoría, vamos a remangarnos la camisa y empezar con el trabajo duro, la implementación de la metodología Agile en tu negocio.
Paso 1: Divide y vencerás
Te recomendamos que empieces por una implementación parcial, ya sea para un proyecto en concreto o en una sección de tu empresa. No hagas una transición total de un día a otro, puesto que podrías encontrarte con un caos innecesario. Recuerda que los cambios graduales son menos impactantes y dan mejores resultados.
Una vez hayas decidido el área o proyecto sobre la que vas a implementar Agile, divide lo que haces o las fases de dicho proyecto en tareas, unidades de trabajo con un principio y un fin claro.
En muchos casos -como nos sucede a nosotros- hay acciones que nunca acaban, bien en ese caso divide por ejemplo por lo que haces con ella en una semana.
Paso 2: Roles en Agile
Antes de continuar con la metodología, necesitas asegurarte de tener a una persona que se va a ir encargando de actualizar los tableros e ir alocando las tareas, es lo que se conoce como un master.
Además es muy importante que dediques tiempo a explicar cómo funciona la metodología y la importancia de que todo el equipo se involucre a todas las personas que vayan a participar.
Paso 3: Elige tu herramienta favorita para la evolución de los proyectos
Hay muchas soluciones específicas para implementar la metodología agile, especialmente scrum. No obstante te recomendamos que empieces por alguna herramienta gratuita y posteriormente si funciona y te sientes cómodo con la metodología, hagas el cambio. Te recomendamos que empieces por usar asana o trello.
Ambas herramientas son colaborativas y permiten que a través de un sistema de tableros y fichas puedas ver en qué momento de desarrollo se encuentra tal o cual acción o producto.
En paralelo te recomendamos usar herramientas como toggl para controlar los tiempos. Si has optado por asana, también tiene un sistema de control del tiempo pero personalmente nosotros preferimos optar por toggl porque nos da más flexibilidad y en modelos de negocio donde hay muchos clientes involucrados etc es mucho más fácil.
Paso 4: Crea las tablas y las fichas
Uses la herramienta que uses, te recomendamos crear las siguientes tablas:
Backlog: Vamos a poner todas las acciones que sabemos que hay que hacer pero que no las vamos a meter en el sprint -ahora veremos qué son-. Dentro de la columna vamos a organizar las acciones de acuerdo a la fecha de caducidad de la acción, así las cosas más importantes estarán arriba y las menos importantes más abajo.
Sprint: Son las cosas que vamos a hacer durante el periodo de dos semanas. Finalizado el tiempo del sprint esta columna debería estar totalmente despejada.
Reviewing: Moveremos a esta carpeta las cosas que tienen que pasar por el cliente o por nuestros managers para que nos aprueben el trabajo.
Blocked: Cuando por una acción anterior no podemos avanzar en el desarrollo de dicha acción- El caso más típico cuando necesitamos materiales por parte del cliente o cuando para dar un paso determinado, necesitamos que otra acción esté terminada.
Done: Movemos las fichas con acciones terminadas aquí. Al final del sprint, todas las acciones que se pactaron al principio deberían estar aquí.
Paso 5: Planificación de las reuniones
Como puedes imaginar, lo más importante a la hora de implementar esta metodología es la comunicación con los miembros del equipo, por ello las reuniones son vitales. Es muy importante que las reuniones no superen los 30 minutos jamás y esta duración sólo se alcanza para empresas con muchos proyectos.
Reunión principio Sprint
El objetivo de esta primera reunión es precisamente la puesta en marcha del Sprint, es decir, marcar los objetivos y prioridades para los siguientes 15 días. Todo el equipo debe estar de acuerdo y será posteriormente el Máster el encargado de distribuir el trabajo entre los miembros para la consecución de dicho objetivo.
Reuniones de inicio y final de semana
Pacta las horas y días para ambas reuniones. Es muy importante el nivel de compromiso de todos a respetar dichos horarios de reunión.
Estas dos reuniones son más cortas y tienen como objetivo hacer una revisión de lo que se ha conseguido hasta el momento, lo que falta por hacer y en caso de que haya retrasos marcar el por qué.
Nuestra experiencia con Agile y otros detalles
Antes de nada, es importante comentar que no nos estamos centrando en Kanban ni en Scrum, sino que los pasos que estamos presentando van más orientados a que tengas una base para empezar a trabajar en la metodología para que luego veas lo que mejor se adapta a tu negocio.
Aprovechamos estas líneas para contarte nuestra experiencia con la metodología Agile. Como te puedes imaginar, siendo consultores de marketing, tenemos bastantes proyectos y cada proyecto tiene sus propias tareas por lo que la implementación se complica aún más.
La puesta en marcha fue relativamente compleja, porque tuvimos que rediseñar todos los procesos internos y la forma de trabajar con clientes. Sin embargo, ha merecido la pena porque tenemos más control de los tiempos, más control de qué se hace y qué es lo que no y lo más importante, le sacamos más rendimiento y mejores resultados a los clientes.
Es recomendable al 100%, si bien es verdad que necesitas hacer un extra esfuerzo para mantener el tracking de las reuniones semanales así como actualizando las tablas.
Esperamos que este artículo haya sido de interés y que te ayude a mejorar la productividad de tu negocio.
No olvides que desde Extravaganza Communication podemos asesoraros para cualquier duda que tengáis sobre cómo podéis implementar esta metodología en vuestros negocios. Contactad con nosotros y os ayudaremos encantados.
